档案移交工作方案3篇

档案移交工作方案3篇档案移交工作方案　县人社局集中清理规范档案专项工作实施方案　县人社局集中清理规范档案专项工作实施方案为全面加强我我局档案管理工作，根据《档档案法》和湘办下面是小编为大家整理的档案移交工作方案3篇,供大家参考。

篇一：档案移交工作方案

　县人社局集中清理规范档案专项工作实施方案 为全面加强 我 我局档案管理工作，根据《 档 档案法》和湘办发【**】

　2 29 号《中共湖南省委办公 厅 厅湖南省人民政府关于加强 和 和改进新形势下档案工作的 实 实施意见》、长县监发【* * *】1号《关于认真贯彻落 实 实档案管理违法违纪行为处 分 分规定的通知》、长县档发 【 【**】1 号《关于认真做 好 好**年档案移交工作的通 知 知》等文件要求，经局党组 会 会议研究，决定开展为期 1 个 个月的集中清理规范档案专 项 项工作，特制定本方案，各 科 科室、部门结合实际，遵照 执 执行。

　本次专项工作主要 任 任务是集中清理局机关科室 及 及局属二级机构各类档案， 全 全面规范全局档案管理制度 ， ，明确各类档案保管责任、 保 保管时限、保管场所、移交 程 程序、类别界定和入库标准 。

　。通过集中清理规范，全局 档 档案基本达到归档标准、保 管 管安全、利用高效、管理有 序 序的效果。

　摸底调查阶段 ：

　：4 月 13 日至 4 月 16 日

　 邀请县档案局业务专家指 导 导局档案员对全局各类档案 进进行一次系统摸底调查，区 分 分档案、资料，分出档案类 别 别，制定档案归档总目录。

　设施完善阶段：4 月 14 日 至 至 4 月 24 日 1、在局机 关 关二楼复印室安装档案柜；

　2、制定档案室分配到部门 具 具体方案； 3、完善各档 案 案室柜架、防霉防潮设备；

　 业务培训阶段：4 月 17 日 日至 4 月 24 日 1、邀请 县 县档案局业务专家通过人社 大 大讲堂平台对全局各科室、 部 部门负责人和档案员进行业 务 务培训； 2、对 1995 - -2005 年档案移交工作 进 进行动员和布置，各科室、 部 部门对照局档案归档总目录 ， ，制定本部门档案归档分目 录 录。

　集中清理阶段：4 月 2 20 日至 5 月 5 日 1、界 定 定区分档案与资料。属于短 期 期资料性质的纸质件不予入 库 库上柜，由各部门保存在办 公 公室或自行销毁；属于经常 查 查阅和利用的纸质件，暂不 予 予入库上柜，待年度归档界 定 定为档案后集中入库；属于 档 档案的各类纸质件严格按照 社 社会保险、就业、法律文书 、 、人事、财务等类别归档制 度 度分类归档，形成标准化档 案 案，履行移交手续方可入库 ， ，严禁将各种资料打包贴标 直 直接入库。

　2、分批集中 上 上柜入库。各科室、部门安 排 排专人根据本部门档案归档 分 分目录在所分配档案室集中 清 清理各类档案及资料，对符 合 合入库条件的，经局综合档 案 案员与各部门兼职档案员共 同 同核实后上柜。

　规范整理 阶 阶段：4 月 20 日至 5 月 1 5 5 日

　1、各科室、部门按 照 照档案标准化整理要求对本 部 部门档案进行全面规范，做 到 到目录清晰、查阅方便、保 管 管安全。

　整体移交阶段：

　5 5 月 16 日至 11 月 1、 6 6 月底前做好全局 1995 至 至 2005 年十年档案整理 鉴 鉴定； 2、11 月底前基 本 本完成十年档案整体移交。

　移交的档案门类为局机关文 书 书档案和相关专业档案。专 业业档案包括社会保险业务档 案 案、就业失业登记档案、工 伤 伤认定档案。由局办公室统 筹 筹协调，各社保经办机构、 就 就业服务中心、法制科全力 配 配合，按时间点完成十年档 案 案移交工作。

　整章建制阶 段 段：4 月 20 日至 5 月 16 日 日 由局办公室牵头，会同 相 相关科室、部门制定以下几 项 项长效制度：

　1、文书档 案 案日常管理制度； 2、财 务 务档案日常管理制度； 3 、 、业务档案日常管理制度；

　 4、档案室日常维护制度 ； ； 5、档案员工作制度； 督查监督阶段：5 月 16 日 后 后 1、对各科室、部门所 分 分配档案室进行实地检查， 重 重点检查档案室内务情况、 档 档案标准化归档情况、部门 负 负责人重

　视情况和专兼职档 案 案员履职情况。

　2、对各 项 项长效管理制度的制度与落 实 实情况进行检查监督。

　3 、 、对十年档案移交工作进行 督 督查，重点督查各业务科室 、 、部门按规定要求进行档案 整 整理归档情况和是否通过县 档 档案局进馆入库验收情况。

　为切实做好档案集中清理规 范 范和日常管理工作，有效地 保保护和利用档案，成立局档 案 案工作领导小组，由陈志强 同 同志任组长，赵军林同志任 副 副组长，组员为李佳龙、吴 虹 虹、陈晚霞和各科室、部门 档 档案员。领导小组下设办公 室 室，由陈晚霞同志负责全局 档 档案工作调度协调，并对各 科 科室、部门档案工作予以监 督 督和指导。本次档案集中清 理 理规范专项工作中需添置的 设 设备设施、文具盒柜、室内 布 布置等，以所分配档案室为 单单位，相关科室部门联合提 出 出，局办公室统筹安排。

篇二：档案移交工作方案

　监督管理科

　周国平

　 范围：各种厂矿房屋设施、住宅、办公用房、文化教育卫生体育设施、各类商业用房和储备仓库等工程。

　 包括新建、改建、扩建的工程

　归档范围

　管理与职责  各单位职责：

　 建设单位：收集并保存工程准备阶段形成的文件；督促检查施工、监理单位资料的编制和保存；工程竣工后收集应归档的文件，送城建档案馆归档。

　 监理资料：编制、保存监理文件，并督促检查施工单位施工技术文件的编制和整理。

　 施工单位：编制、保存施工技术文件。

　 相关注意事项

　 在签订合同时，双方可以对文件的编制要求、移交期限、移交套数达成协议，并写入合同中。

　 工程正式竣工验收前，应提请城建档案馆对工程文件进行预验收，验收不合格不得组织竣工验收。

　 真实、准确、完整

　 原件

　 耐久性强的书写材料

　 本人手工签署各类签字

　 声像档案

　资料要求

　档案的申报  项目申报

　 填写项目申报信息

　 上传规划许可证附件附图。

　信息录入  按规定填写房屋建筑工程著录

　电子文件上传  工程准备阶段文件  监理施工文件  竣工图  工程竣工验收文件  承诺移交及情况说明

　 阶段信息-目录信息-案卷信息-文件信息  资料状态：需形成、无需形成、文件共用、承诺移交、情况说明

　工程(项目)案卷级通用著录单 案卷题目 编制单位 编制人 编制时间 案卷形成时间 案卷状态 案卷类型 密级 保管期限 归档编号 装盒顺序 盒厚度 盒规格 立卷人 立卷日期 审核人 录入时间 录入人 录入时间 备注

　工程(项目)文件级通用著录单 文件题目 责任者 A/B等 开始页码 结束页码 文件编号 文件类型 是否原件 编制日期 文件形成日期 是否有电子签章 签章单位 签章是否有效 文件是否被篡改 附注 录入人 录入时间

　电子文件  每一案卷，页码从1开始编号  同一个案卷，多个文件的情况，页码连续编号  电子页码于右下角，电子公章于左下角  共用材料集中在一个主要单位工程中，并在备注栏注明“含××工程”。

　 次要单位工程不重复移交共有材料，但需注明“见××工程”。

　 建设工程扫描文件应以工程项目为单位统一扫描。

　 同一案卷电子扫描文件的排序、名称应与相应的纸质文件保持一致，且图像清晰、完整、不偏斜、不失真。

　 电子文件应为JPEG或TIFF格式。

　 电子扫描文件分辨率不低于200dpi。

　工程竣工档案的组成 工程竣工档案

　工程准备阶段文件

　施工文件 竣工验收文件 监理文件

　工程准备阶段文件

　 开工以前，立项、审批、征地、勘察、设计等准备阶段的文件。

　 主要由建设单位收集整理，由建设单位负责保存。

　工程准备

　阶段文件

　立项文件

　合同

　开工审批

　文件

　勘查、测绘

　设计文件

　用地、

　征地、

　拆迁文件

　立项文件 工程准备阶段文件

　项目建议书及立项批复

　立项会议纪要

　专家建议、调查资料、项目评估

　可行性研究报告及批复

　其他

　返回

　用地、征地、拆迁文件

　用地、征地、拆迁文件

　选址规划意见通知书（含勘设红线图）

　建设用地规划许可证（含附件及附图）

　划拨决定书、建设用地项目呈报材料等

　划拨、出让建设用地文件

　拆迁安置意见、协议、方案等

　建设用地批准书

　国有土地使用证复印件

　返回

　 “拆迁安置意见、协议、方案等”条款中归放的内容：拆迁许可证；拆迁合格证；征地、拆迁安置、补偿协议等。

　勘察、测绘、设计文件

　勘察、测绘、设计文件

　工程、水文地质勘察报告

　定位略图， ± 0.00 检测

　方案设计、初步设计图纸及审批意见

　施工图（含节能）设计文件审查报告及审查合格备案书

　有关行政主管部门批准文件

　或取得的有关协议；施工图审查文件及审批意见

　返回

　 工程地质勘察报告是工程建设的规划、设计、施工提供参考依据，需通过经国家批准的有资质等级的勘查部门的工程地质勘查。

　 其他合同，指建设工程材料、设备采购合同等合同。

　合同

　勘察合同

　设计合同

　施工合同（含代建、甲方分包）

　其他合同

　监理合同

　合

　同

　返回

　开工审批文件

　工程（含人防工程）质量安全监督手续

　建设工程规划许可证（含附件、附图）

　工程概况信息表（附件5 5 ）

　建设工程施工许可证（复印件）

　五方人员基本信息、授权书和工程质量终身 责任承诺书

　开工审批文件 返回

　监理文件

　 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的各类有效信息记录件。

　 由监理单位负责管理、收集、整理和归档。

　 监理文件部分表式见 《 建设工程监理规范 》（ GB50319- - 2000 ）

　返回

　 监理规划

　 监理实施细则

　 监理总结

　 工程开工/ / 复工报审表；工程暂停令；竣工报验表

　 工程延期申请表、审批表

　 质量事故报告及处理文件材料

　施工文件

　 施工单位在工程施工过程中形成的各类有效信息记录件。

　施工准备阶段资料

　施工准备阶段资料

　设计变更、施工联系单及汇总表

　建设工程质量事故勘查记录、事故报告书

　图纸会审

　开工、复工、竣工报告

　（公章）

　 图纸会审：

　土建、安装、人防图审会议纪要及签到表，签到表需盖甲方章。

　预拌砂浆 商品混凝土 防腐材料 隔热保温 钢筋 原材料  汇总表

　 质量合格证书

　 出厂检（试）验报告

　 （自拌）商品砼：

　配合比单、质量卡、合格证 证  钢筋：抄件、质保单

　原材料出厂证明

　原材料进场检测文件  钢筋复试报告及汇总表

　 水泥复试报告及汇总表

　 砂、碎石、砖、外加剂、防水涂料、防水卷材复试报告及汇总表

　 汇总表

　 现场复试报告

　预制构件、钢构构建、幕墙、 节能工程材料

　节能工程材料复试报告  无机保温砂浆  抗裂砂浆  界面砂浆  网格布  中空玻璃露点检测报告  可见光投射比  遮阳系数报告

　施工记录 施工记录 土建隐蔽工程土建隐蔽工程 基槽验线基槽验线 建筑物垂直度、标高观测建筑物垂直度、标高观测 工程定位测量工程定位测量 安装隐蔽工程安装隐蔽工程 沉降观测记录沉降观测记录 桩基偏差记录集附图桩基偏差记录集附图 其它其它 地基验槽记录地基验槽记录 地基基础、主体结构中间验收地基基础、主体结构中间验收

　施工记录  隐蔽记录签章齐全，有分包单位施工的，总包单位也要盖章。

　 工程定位测量记录：勿缺围墙、地下室。

　 沉降观测记录：沉降观测示意图；施工、监理章；标注楼号。

　 地基验槽、地基基础、主体中间验收记录盖公章  桩位偏差附图：白图；标注桩位号及偏差标识；附盖施工、监理、桩基分包单位的项目章。

　施工试验

　施工试验 桩基检测报告桩基检测报告 砂浆试块、强度、评定砂浆试块、强度、评定 混凝土试块、强度、评定混凝土试块、强度、评定 钢筋机械、焊接钢筋机械、焊接 土工基础、回填土土工基础、回填土 幕墙四性报告幕墙四性报告 混凝土抗渗混凝土抗渗 其它其它 后置埋件抗拔后置埋件抗拔 外门窗三性报告外门窗三性报告 节能性能检测报告节能性能检测报告

　混凝土试块试验资料 强度（性能）试验汇总表 抗压强度试验报告 试块强度统计、评定记录 混凝土试块试验资料

　砂浆试块强度试验资料

　强度试验汇总表

　抗压强度试验报告

　强度统计评定记录

　砂浆试块试验资料

　钢筋焊、连接检（试）验资料

　钢筋焊、连接检（试）验资料

　钢筋机械接头试验报告

　钢筋焊接接头试验报告

　其他

　桩基础检（试）验报告

　 桩基高低应变等

　节能性能检测报告

　 保温砂浆同条件试块

　 中空玻璃传热系数

　 建筑外窗现场气密性

　 建筑围护结构

　 外墙节能厚度

　 平均照明照度

　 各风口风量检测

　施工质量验收文件 统表 单位工程安全和功能检验资料单位工程安全和功能检验资料 核查和主要功能抽查记录核查和主要功能抽查记录 单位工程质量控制资料核查记录单位工程质量控制资料核查记录 单位工程质量竣工验收记录单位工程质量竣工验收记录 单位工程观感质量核查记录单位工程观感质量核查记录

　施工质量验收文件 分布（子分部）工程质量验收记录 给排水（含消防水）给排水（含消防水）

　主体主体 地基基础地基基础 通风与空调通风与空调 装饰装修装饰装修 屋面屋面 节能节能 电气电气 智能（含消防电）智能（含消防电）

　电梯电梯

　施工质量验收文件  分户验收汇总表、分户验收记录：只对住宅  其他施工验收文件：施工总结、甩项报告等

　施工质量验收文件  汇总表基本样式表  工程名称有手写变更的，需盖施工、监理章  统表1面积要与规划许可证一致  签章、验收结论、日期填全

　 竣工图编制要求

　① 按单位工程进行编制。

　② 绘制时须遵照以下原则：

　I. 按图施工没有变更的，在新的原施工图上加盖“竣工图”章作为竣工图。

　II. 无大变更，将修改内容按实际发生的描绘在原施工图上，并注明变更或洽商编号，加盖“竣工图”章作为竣工图。

　III. 结构形式、工艺、平面布置、项目改变以及其它重大改变；或虽非重大变更，但难以在原施工图上表示清楚的，应重新绘制竣工图。

　IV. 凡施工图结构、工艺、平面布置等重大改变，或变更部分超过图面 1/3 的，或者修改后图面混乱、分辨不清的图纸均应重绘竣工图。

　竣

　工

　图

　③ 竣工图应加盖竣工图章或绘制竣工图签，竣工图章用于施工图改绘的竣工图，竣工图签用于重新绘制的竣工图。

　④ 竣工图章的内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监、现场监理（见下页图）。

　⑤ “竣工图”章必须使用红色印泥加盖，不能使用印油。

　（ 尺寸：

　50 ｍｍ × 80 ｍｍ ）

　竣工图

　施工单位

　编

　制

　人

　审

　核

　人

　技术负责人

　编制日期

　监理单位

　总

　监

　现场监理

　⑤ 竣工图图签除具备竣工图章上的内容外，还应有工程名称、图名、图号、工程号等项内容（见下图）

　（编制单位）

　原工程号

　比例

　（工程名称）

　制图

　审核

　（图名）

　图号

　日期

　⑥ 使用电子版施工图绘制竣工图，应由设计单位提供最终版的电子设计文件。竣工图绘制完成后，原设计图签上必须签章齐全。

　原设计单位使用电子版施工图绘制竣工图，其设计图签上应有明确的竣工图标志。

　⑥ 由于特殊原因，工程项目在没有正式施工图的情况下进行施工的，施工单位应在项目竣工后，根据实际施工最终状况绘制竣工图，加盖“竣工图”章，并经设计单位签署意见。

　 返回

　竣工图几点说明：

　1 、图名、图号一一对应

　2、分包、总包、监理签章齐全

　3、桩位竣工图：桩位号、偏差必须标注在竣工图上

　4、幕墙竣工图：需加盖原设计单位确认章

　竣工验收文件

　 工程竣工验收会议纪要: : ( ( 工程竣工验收意见书+ + 会议签到表 ）

　  专家组竣工验收意见

　 各专项验收认可文件及检测文件: :

　( ( 人防认可文件：确认单、验收单、红线图）

　 地名使用批准书、楼号与地名幢号对照表( ( 复印件）

　声像、缩微、电子档案

　 工程照片：五寸冲洗彩照，背面写说明，包括项目名称、单位工程名称、拍摄部位、拍摄时间等。

　 录音、录像材料

　 缩微品、光盘、磁盘：一件载体只能录制同一工程项目的内容，在光盘上标明项目、单位工程名称。

　开工前的准备工作  明确责任。由建设单位负责，明确各阶段、各单位声像档案拍摄任务，落实声像档案收集责任。

　 配备人员。制定专人负责。拍摄人员应事先了解声像档案拍摄内容、质量、数量等方面的要求。

　 设备准备。准备符合要求的照相机和摄像机、相应的存储设备等

　 前期拍摄。拍摄工程开工前的现貌

　工程等级划分  根据《杭州市建设工程声像档案归档整理规定》（杭建办法[2013]435号），划分为3个等级。

　资料的验收  一般以 《 建设工程规划许可证 》 为单位验收。

　 城建档案馆在接到 《 建设工程竣工档案预验收申报表 》 后，对档案进行预验收。验收合格的，出具 《 建设工程竣工档案预验收意见书 》 。对不符合进馆要求的档案，整改后重新验收。

　 未取得 《 建设工程竣工档案预验收意见书 》 ，不得组织工程竣工验收。

　地下管线竣工测量 地下管线竣工测量 技术要求、技术总结 综合管线测量竣工图 数据光盘 专业管线测量竣工图 管线点成果表

　做好工程档案工作 

　明确档案分管领导，切实解决档案工作的问题。

　 将建设工程档案管理工作纳入招投标和合同管理情况。

　 设立档案管理机构，配备与档案工作相适应的档案人员，并保持相对稳定；档案人员具备专业知识。

　 建立、健全档案工作各项规章制度。

　做好工程档案工作  应归档的工程文件材料，定期向单位档案机构或档案工作人员移交。

　 档案日常查阅利用手续简便，方便快捷。

　 档案实行安全保管，无隐患、无事故。库房和装具符合要求。

　 及时形成、收集各类工程文件材料。

　 声像档案完整、齐全，能反映工程建设情况。

　做好工程档案工作  工程档案信息化工作开展  按时间节点做好档案预验收、移交工作。

　谢

　谢

　大

　家！

篇三：档案移交工作方案

　10.

　16335/j.

　cnkt.

　issn1672-2604 -

　2021.

　04.

　009工程建设项目审批无纸化流转下档案移交与管理---- 以南京市城市建设档案馆为例赵静（ 南京市城市建设档案馆 ， 江苏

　南京 210001 ）摘要 ：

　南京市规划和自然资源局深入推进行政审批 “ 放管服 ” 改革 ， 着力突破审批运转低效瓶颈 ， 提升行政审批效率 ， 提

　高行政服务水平 。

　南京市城市建设档案馆负责行政审批档案的接收 、 整理与提供利用工作 。

　在行政审批无纸化流转的大环

　境下 ， 档案馆要找准定位 ， 根据行政审批档案的新特点适时变革管理模式 ， 确保行政审批档案顺利移交归档 。关键词 ：

　行政审批;城建档案 ； 移交中图分类号 : G271

　文献标志码 : A

　文章编号 ：

　1672自 2001 年 10 月以来 ， 中国逐步推行行政审批

　制度改革,破除生产力发展中的体制性障碍 。

　深化

　行政审批制度改革需要以 “ 放管服 ” 为重点和关键 ，

　“ 放管服 ” 改革就是简政放权 、 放管结合 、 优化服

　务 ［ 1 ］ &南京市规划和自然资源局依法对目前实施

　的各类行政审批项目做出取消 、 整合 、 新立处理 ， 革

　新行政审批制度 ， 推行建设工程项目审批事项报

　建 、 受理 、 审批无纸化 ， 全面实现 “ 网上办 ” “ 立即办 ”

　快速应对 。

　在审批纸质档案向无纸化流转的过程

　中 ， 南京市城市建设档案馆 （ 以下简称 “ 南京馆 ” ）

　摆

　正自身位置 ， 对审批档案的生成与移交全程跟踪 ，

　有效保障了社会公众利用行政审批档案的权利 。一 、 行政审批档案管理的

　必要性与重要性行政审批档案具有明显的行业特征和较强的

　专业性 。

　它是各级政府部门在行政许可 、 行政处

　罚 、 公共服务等日常工作中形成的专门档案 ， 与百

　姓生活息息相关 ， 具有较高的查考利用价值 ， 在维

　持公序良德等方面有重要意义 。（ 一 ）

　档案专业性强 ， 与公众权利密切相关行政审批档案的形成者多为各专业领域的行

　政职能管理者 ， 档案记录的是各级政府在依法行使

　行政权力 、 提供公共服务中的相关信息 ， 是一种原2604 （ 2021 ）

　04

　-0032

　-03生的 、 独有的档案信息资源 ［ 2 ］ 。

　例如 ：

　南京市规划

　和自然资源局形成的行政审批档案 ， 既包含准予个

　人或单位从事某种特定活动的规划管理档案 ， 也包

　含依法确定公民获取不动产权利的不动产登记档

　案等 。

　这些档案与公众权利密切相关 ， 是行政执

　法 、 房屋确权的重要依据 ， 在查考利用中能够有效

　解决社会矛盾 ， 保障企事业单位和公民个人相关

　权益 ［ 3 ］

　&（ 二 ）

　档案形成速度快 ， 体量较大行政审批事项多 ， 生成的档案数量较大 & 在城

　市大开发期间 ， 笔者所在单位接收的由南京市规划

　和自然资源局移交的规划管理档案逐年递增 ， 且每

　一个建设工程规划许可证下的档案体量逐年增大 &

　2010 年 “ 南京馆 ” 接收由南京市规划和自然资源局

　移交的建筑类规划许可工程 404 个 ， 2013 年升至

　488 个,且逐年上升&随着行政审批流程日益规范

　化和系统化 ， 单项工程的文件数量逐年增加 ， 年移

　交体量不断加大 ， 给档案实体整理和库房管理带来

　了前所未有的压力 &（ 三 ）

　公众利用频率较高 ， 时效性强审

　案

　利密切

　关 ，

　查考利需求迫切 & 目前南京市明确规定 : 涉及实体经济企

　业

　个人

　的

　产

　记

　为

　3

　个工日 ， 其他类为 5 个工作日&自窗口进件到公众取件 ，收稿日期 ：

　2021

　-02

　-27作者简介:赵静 （ 1987 — ）

　， 女 , 南京市城市建设档案馆馆员— 32

　—。

　。. .。

　。

　需要查考 、 核实 、 校对的内容众多 ， 必须 有强大的数

　据作支撑 。

　在规定时间内精准定位所需档案 ， 依赖

　的是有条不紊的档案管理工作 。

　排列有序 、 标识清

　晰的档案实体管理 ， 辅以著录精准 、 检索便捷的档

　案信息化管理系统 ， 能有效提高行政审批档案的利

　用效率 。二 、 行政审批档案管理存在的问题（ 一 ）

　受重视程度不够2020 年修订的 《 中华人民共和国档案法 》 第九

　条明确规定:机关 、 团体 、 企业事业单位和其他组织

　应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本

　单位的档案 ， 并对所属单位的档案工作实行监督和

　指导 。

　但是 ， 目前各单位普遍存在 “ 重用轻管 ” “ 重

　业务轻档案 ” 的情况 。

　行政审批档案多形成于各级

　政府部门 ， 此类机构对档案管理的重视程度不够,

　对业务工作中形成的审批档案缺乏归档与整理意

　识 ， 随手放置 、 任意丢弃的情况时有发生 。

　加之审

　批结果的出件与留存多由行政服务窗口负责 ， 造成

　审批结果与审批过程性文件的存放位置不一致 。

　经办人员轻视审批档案管理工作 , 在行政审批流程

　结束后未及时从审批业务系统中导出需要归档的

　审批档案 ， 致使在系统升级或数据库维护时大量过

　程性审批档案被误删或丢失 ， 带来不可弥补的损失 &（ 二 ）

　办公地点分散 ， 管理松散行政审批档案是政府各部门在公共服务中形

　成的,受限于机构设置与上下级隶属关系 ， 同级部

　门往往按照级别及区域划分分布在不同的地理位

　置 ， 彼此之间缺乏沟通交流 ， 造成行政审批档案分

　散 ， 管理水平与标准不统一,严重制约了公众利用

　审批档案的便利性&（ 三 ）

　归档方式不科学目前南京市及其所辖各区均成立了行政服务

　大厅 ， 办事人员在大厅完成送件 ， 审批完成后在同

　一地点取件&这种模式虽然方便了办事人员 ， 但从

　归档的角度来看 ， 对于已走完电子审批流程的审批

　事项 ， 办事人员在取件时打印纸质件并归档 ， 带有

　过程性元数据的电子档案却滞留在业务系统中 , 随

　着系统的更新升级而丢失 ， 不利于档案的科学管

　理&这样的归档现状背离了 “ 放管服 ” 改革的初衷 ,

　增加了行政审批尤其是窗口出件人员的工作量 , 且

　元数据的丢失使得行政审批档案的真实性和完整

　性大打折扣&三 、 城建档案在无纸化审批

　流转中的移交与管理在工程建设项目审批无纸化流转下 ， 要使行政

　审

　案及

　、

　整

　,

　必须

　通

　案

　在

　节中的数据孤岛 & “ 南京馆 ” 在南京市规划和自然

　资源局建设工程项目审批无纸化流转改革的背景

　下主动出击 ， 从档案保管利用角度出发 ， 提出有针

　对性的 《 无纸化审批档案移交的原则方案 》 ， 利用档

　案馆优势 ， 制订审批档案移交计划&（ 一 ）

　找准站位 , 从源头把控档案质量行政审批档案形成于业务科室,在部门档案室

　归档 ， 永久保存于各级档案馆&档案馆处于行政审

　批档案生命周期的最后环节 ， 无论是在业务流程方

　面还是在业务系统上 ， 都与前端工作脱节且信息不

　共享& “ 南京馆 ” 充分认清现实 ， 在无纸化审批构想

　形成的初期 ， 结合文件生命周期理论 ， 提出 《 无纸化

　审批档案移交的原则方案 》 ， 从移交载体与内容 、 电

　子档案移交要求 、 归档文件信息著录与描述及移交

　形式四个方面考虑无纸化审批环境下审批档案的

　特点 , 预估可能面对的新情况,并做好了预案 , 拟定

　了解决方法&（ 二 ）

　着眼实际 ， 丰富档案移交形式无纸化审批流程下形成的档案以电子文件居

　多 &

　“ 南京馆 ” 从便于保管和利用的角度出发 ， 秉承

　档案齐全 、 完整 、 正确的原则 ， 要求形成单位移交全

　套电子档案 & 电子档案包括内容数据和元数据信

　息,两者缺一不可 ， 其中元数据信息包括办文的基

　本信息 、 过程信息和电子文件的结构信息等 & 每份

　符合归档要求的电子文件除了要移交电子签章数

　据的原格式文件外 ， 还需要移交一份固化的通用

　PDF 格式文件 ， 以增加流通阅读的方便性 ， 提高利

　用效率&存储数据库分为核心库与利用库:包含元

　数据信息的原生电子档案存储在核心库内 ， 用于异

　地备份 ， 满足特殊利用需求;利用库内存放 PDF 格

　式文件 ， 用于经办人和社会公众查考利用 ， 确保档

　案数据的真实性和安全性 & 对于行政审批中形成

　的

　有结论性

　法

　性的

　可

　件 ,

　建工程规划许可证及其附图等 ， 档案馆在接收符合条

　件的电子文件的基础上 ， 仍需接收一份具有凭证作

　用的纸质原文件 ， 以防在利用过程中出现扯皮推诿

　现象 ， 维护审批档案的权威性 &（ 三 ）

　强化落实 ， 约定档案移交格式从便于打开和利用的角度出发, “ 南京馆 ” 要求

　— 33

　—。

　。. .。

　。

　以通用格式形成 、 收集并归档电子文件 ， 规定行政公

　文正本以版式文件格式归档 ， 版式文件格式参照

　DA/T

　47 — 2009 执行 ， 一般采用 PDF 版式格式 。

　文

　档 、 音频 、 视频等电子文件以 WPS 、 MP3 、 MP4 等通用

　格式归档 。

　网页和社交媒体类电子文件及二维矢量 、

　三维矢量文件等均需以其通用的原文件格式归档 , 如

　HTML 、 STEP 格式等 。

　“ 南京馆 ” 接收的行政审批档

　案涉及较多图纸资料 。

　鉴于此, “ 南京馆 ” 明确规定 ,

　当大型图纸电子文件(如 dwg 文件)转换为 PDF 固化

　格式时 , 为保证比例尺的有效性 , 需采用全尺寸转化 ,

　不得私自降低图纸规格,以保证后期输出打印或有其

　他需求时能完整 、 清晰地还原档案信息 。( 四) 约定时效 ， 保证行政审批档案的完整性和

　安全性行政审批档案移交采用在线和离线相结合的

　方式 。

　项目审批完后,南京市规划和自然资源局以

　建设工程规划许可证为区分 ， 向 “ 南京馆 ” 专网专线

　推送包含电子档案元数据和内容数据的信息包 。

　在主管局和档案馆之间设置中间交换(接收)平台 ，

　获得相应编辑权限的工作人员可以按照双边需求 ，

　完成信息的推送和接收工作&在档案移交过程中

　有效利用信息技术手段 , 可以减少人工操作 ， 避免

　带来不良后果 。

　离线移交就是按照约定好的移交

　清单,以许可证等唯一标识码为线索存储电子文

　件,通过移动硬盘 、 可录类蓝光光盘等大容量存储

　介质进行线下移交 ， 签订移交责任书 ， 避免产生

　矛盾 。档案移交是档案全流程管理工作开展的基石 ,

　档案接收工作质量直接影响档案整理工作质量 &

　档案馆只有顺应行政审批制度改革要求 , 在无纸化

　审批环境下找准自身定位 ， 弘扬 “ 店小二 ” 的服务精

　神,从档案的长期利用角度出发 ， 认识移交工作的

　重要性 ， 化被动为主动 , 从头要求 ， 从严要求 ， 才能

　从根本上提高行政审批档案的真实性 、 完整性 、 可

　用性和安全性 ， 保证行政审批档案发挥应有的作

　用&目前 ， 行政审批档案管理对于包括 “ 南京馆 ” 在

　内的各类专门档案馆来说,都是一个新的挑战&如

　何成功实现从纯实体档案移交到电子档案移交的

　转变,值得每一个档案从业者深思与探究&参考文献 ：［ 1 ］

　刘鲁生 ， 郭世俊. “ 放管服 ” 改革背景下档案工作创新与

　实践

　+

　J ］ .兰台内外 , 2020 ( 6 ): 34-35.［ 2 ］

　蒋建峰 ， 金释 . “ 放管服 ” 背景下的行政审批电子档案管

　理平台构建 ［ J ］ . 档案与建设 , 2019 ( 11 )

　：

　51-53.［ 3 ］

　黄衍洁.加强行政审批档案管理利用的若干思考 ［ J ］ . 办

　公室业务 , 2019 ( 23 )

　：

　55-56.［ 责任编辑 ：

　罗香顾亚林 ］Transfer

　and

　Management

　of

　Archives

　under

　Paperless

　Circhlation

　of

　Constrcction

　Project

　ApprovalZHAO

　Jing( Nanjing

　Urban

　Construction

　Archives ,

　Nanjing

　210001 ,

　Jiangsu ,

　China )Abstract :

　Nanjing

　Municipal

　Bureau

　of

　Planning

　and

　Natural

　Resources

　deeply

　promotes

　the

　reform

　of

　“

　decentralization ,

　management

　and

　savice ”

　of

　adminmtrative

　examination

　and

　approvaF ,

　focuseo

　on

　solving

　the

　botleneck

　of

　low

　eOcience

　in

　the

　operation

　of

　examination

　and

　approvai ,

　improves

　the

　eficience

　of

　planning

　administrativa

　examination

　and

　approvai ,

　and

　improves

　the

　levee

　of

　administrative

　service.

　Nanjing

　Urban

　Construction

　Archives

　is

　responsibie

　for

　receiving ,

　sorting

　out

　and

　providing

　utilization

　of

　administrative

　examination

　and

　approvei

　archives.

　In

　the

　environment

　of

　paperless

　circulation

　of

　administrative

　examination

　and

　approvei ,

　b

　is uraent

　to

　Ond

　out

　its

　own

　position ,

　timeiy

　change

　its

　own

　manaaement

　mode

　in

　the

　face

　of

　the

　new

　characteristics

　of

　administrative

　examination

　and

　approvei

　archives,

　ensuro

　tie

　smooi

　transfer

　and

　filing

　of

　administrativeexamination

　and

　approvei

　archives.Key

　words :

　administrative

　examination

　and

　approvei ;

　urban

　construction

　archive ;

　transfer—

　34

　—。

　。. .。

　。