会议筹备流程-完全版(范文)

下面是小编为大家整理的会议筹备流程-完全版(范文),供大家参考。

　是否完成内容 日期 倒计时名称时间地点参会人数会务组人数嘉宾名单酒店联络人信息□2会议申请部门提交申请至总裁会议申请部门负责人40天岗位 名单组长副组长文秘组后勤组车辆组其他□4 会务组召开预备会议 组长、副组长 33天□5根据会议要求筛选酒店/会场后勤组 33天□6根据参会人员的类别确定房间预订的类型/会场情况，提前致电酒店人员做好准备/商讨价后勤组 30天明细40天35天负责人会议申请部门负责人组长工作阶段一、会议申请二、会场选择□1□3xx集团会议组织流程工作内容 完成时间节点控制工作落实拟定会议名称、时间、地点、人数、酒店等相关信息，做费用预算表会议批准后成立会务组及职责确定备注

　□7 会议通知 副组长、文秘组 30天□8 资料收集（1）

　文秘组 30天□9 撰写具体日程组长、副组长、文秘组30天□10 制作房间分配表 文秘组 30天□11 制作桌签 文秘组 25天□12 制作会议条幅/参会挂 后勤组 25天□13 预订巴士/接送车辆 后勤组、车辆组 25天□14 会议礼品准备 后勤组 22天□15 会议设备准备 后勤组 22天□16 会议文具准备 后勤组 22天□17 会议旅游项目准备 文秘组 22天□18 借备用金 后勤组 20天□19 安排打前阵会务组 副组长 20天三、一期准备包括会议演讲用电脑、摄影照相器材、投影设备、音响设备、网线等包括笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板、激光笔、录音笔、签到表、签到簿等咨询旅行社等旅行中介，包括旅行价格、游览项目、用餐情况、接送情况、旅游保险、包括酒店（餐厅）提前踩点、试住（试吃）会议通知包括会议时间、地点、路线图、酒店及相关费用、会议材料准备、须知、其他确定参会人员信息（包括参会人数、姓名、性别、公司、职务、邮箱、电话或身份证号码、饮食禁忌等特殊要求）确定主持人、会议开始时间、演讲顺序、茶歇（午餐、晚餐）时间、会议结束时间

　□20 与酒店签订入住合同组长、副组长、文秘组15天□21 与旅行社签订旅游合同组长、副组长、文秘组15天□22 缴纳订金 后勤组 15天 注意收据等资料的保存□23 资料收集（2）

　文秘组 15天□24汇总信息并安排接机/接站（外籍嘉宾订购机票）文秘组、后勤组、副组长安排15天□25 资料收集（3）

　文秘组 10天□26根据具体日程排版所有演讲资料文秘组 10天□27 打印、装订演讲资料 文秘组 7天□28 运送物品 后勤组 7天□29 会场布置后勤组、副组长安排2天□30 会场设备检查 后勤组 2天□31 房间检查 后勤组 2天□32 客房布置 后勤组 2天司机姓名车牌联系电话到达时间2天联系大巴/接站司机、确认后勤组四、二期准备□33包括电脑、摄影照相器材、投影设备、音响设备、网线等包括水果、糕点、文件材料等确定演讲人员的演讲资料包括会议礼品、会议设备、文件材料、用餐酒水等包括桌椅、灯光、桌牌（文具、水杯）摆放、纸巾、欢迎牌、指引牌确定参会人员（嘉宾）往返行程（机票、火车班次及时间）、外籍嘉宾护照信息（签证）等

　布置 □相关设备 □会议材料 □其他 □□35高层领导、嘉宾房卡提出/提前办理入住手续文秘组、后勤组 会议前3小时 引领□36房间分配表交至酒店前台文秘组 会议前3小时乘车人员到齐出发时间预计抵达时间□38 领导、嘉宾抵达接待 会务组 会议前1小时□39 迎接参会人员 会务组 会议前1小时□40 突发状况应急处理 会务组 /□41 会前签到 文秘组 会议前30分钟□42 领导、嘉宾会场引领 组长安排 会议前10分钟□43 会场服务 会务组、酒店 会议中□44 摄像、照相 后勤组 会议中□45 会议记录 文秘组 会议中□46 茶歇准备 后勤组 会议中□47 餐厅准备 后勤组 餐前1小时□48 就餐地点指引 后勤组 餐前10分钟□49 叫早服务 酒店 1天□50 会场清洁与整理 酒店 /□51 突发状况应急处理 会务组 /□52 联系大巴/接车司机接 后勤组、车辆组 结束前3小时□53 领导、嘉宾接送 后勤组 会议结束日□54 参会人员安排 文秘组 会议结束日□55 乘车人员集合上车 文秘组 会议结束日□56 费用结算 组长、后勤组 会议结束日□57 物品收回 文秘组、后勤组 会议结束日□58 会务工作总结 会务组 /□59 感谢 组长 /□60 会议跟踪管理 文秘组、后勤组 /会议前3小时会议前3小时会场检查大巴/接车跟踪组长、后勤组后勤组、车辆组向有关嘉宾发送感谢信会议文章、资料的收集五、三期准备六、会议中七、会议后期□34□37倒水、特殊情况确认参会人员到达情况

　公司 姓名 职位 联系电话 邮箱个人信息序号

　*澳科控股联络人: XXX

　 电话: XXXXXX

　 电话: XXX暂定酒店为XXXX，标准间为RMBXXX/间，供参考

　身份证号码（如需要）到达航班号/火车班次到达时间是否需要接站离开航班号/火车班次出发时间是否需要送站入住日期会议参会人员统计表航班信息 住宿信息 *

　退房日期房间标准（单人间/双人间）住宿信息 *参加XX日晚宴参加XX日活动如有其他需要请在此注明

　会议名称会议时间会议地点参加人数序号 项目 明细 数量 费用 合计1 会议场租金 2天 5400/天 10,800.00 ¥

　 2 设备租金 2天 1200/天 2,400.00 ¥

　 3 会议茶歇 3次（25份/次）

　50/份 3,750.00 ¥

　 4 餐费（午）

　2天*3桌 1500/桌 9,000.00 ¥

　 5 资料打印费 25人 25/份 625.00 ¥

　26,575.00 ¥

　6 住宿费（标间）

　3天*2间 650/间 3,900.00 ¥

　 7 住宿费（单间）

　3天*1间 650/间 1,950.00 ¥

　 8 餐费（晚）

　2天*3桌 3000/桌 18,000.00 ¥

　 9 酒水、饮品 2天 1000/天 2,000.00 ¥

　 25,850.00 ¥

　10 交通费 机票 往返*4人 3000/人 12,000.00 ¥

　 64,425.00 ¥

　组织费接待费单项总计单项总计总计25人预算费用会议预算表（杭州）

　会议名称会议时间会议地点参加人数序号 项目 明细 数量 费用 合计（HKD）5 资料打印费 25人 25/份 781.25 $

　 ########6 住宿费（标间）

　3天*2间 1925/间 ########7 住宿费（单间）

　3天*1间 1760/间 5,280.00 $

　8 餐费（晚）

　2天*3桌 4000/桌 ########9 酒水、饮品 2天 1000/天 2,500.00 $

　########10 交通费 机票 往返*4人 3500/人 ################会议场租金 &设备租金 &会议茶歇 &餐费（午）2天517/人(28日)+638/人(29日)######## 1-4组织费接待费单项总计单项总计总计25人预算费用会议预算表（香港）

　合计（RMB）625.00 ¥

　 23,725.00 ¥

　 9,240.00 ¥

　4,224.00 ¥

　19,200.00 ¥

　2,000.00 ¥

　34,664.00 ¥

　 14,000.00 ¥

　72,389.00 ¥

　 23,100.00 ¥

　类别 完成 序号 物品 数量 备注 负责单位□ 1 会议条幅□ 2 参会挂牌□ 3 桌签□ 4 备份U盘□ 5 一切设备所需电池□ 6 便签纸□ 7 信封□ 8 A4纸□ 9 白板纸□ 10 白板笔□ 11 签字笔□ 12 应急药品□ 13 会议须知□ 14 日程安排□ 15 参会人员统计表□ 16 房间分配表□ 17 车辆接送分配表□ 18 酒店地图□ 19 会议桌、饭桌分配表□ 20 会议PPT打印文件□ 21 会议材料汇总U盘□ 22 投影□ 23 笔记本电脑物料清单会议用品会议文件后勤组文秘组

　□ 24 数据传输线□ 25 接线板□ 26 摄像机□ 27 照相机□ 28 录音笔□ 29 激光笔□ 30 其他□ 31 备用金□ 32 红酒□ 33 白酒□ 34 矿泉水□ 35 面包小吃□ 36 水果□ 37 咖啡□ 38 茶叶□ 39 口香糖□ 40 其他会议设备准备采购清单后勤组

　日期 星期出发时间7:108:302013/10/262013/10/27六日张XX

　 电话：XXXXX

　2013/10/272013/10/282013/10/29日一二

　出发地点 需接人员北京首都机场T3团会网-专业会议预定服务平台张XX

　 电话：XXXXX

　到达时间目的地8:00北京东方君悦大酒店（北京东长安街1号东方广场）9:00 北京东方君悦大酒店团会网-专业会议预定服务平台午餐

　晚餐晚餐午餐

　备注航班号：SQ800(00:55-07:10)